Impressie Sherpa software
Als internetondernemer wilt u de orders zo efficiënt mogelijk door uw systemen laten lopen.
Alle orders. Ook orders met bijzonderheden zoals backorders, afwijkingen, retouren, terugbetalingen. Sherpa software functioneert als centrale, geautomatiseerde spil tussen webshop, bankrekeningen, payment provider, magazijn, leveranciers, vervoerders en de klant.
Bekijk het Sherpa systeem even in 3 minuten op YouTube:
Snelle en slimme verwerking van weborders is belangrijk. En uiteraard is goede informatievoorziening naar elke individuele klant daarbij cruciaal. Sherpa combineert als enige
in de markt ERP en klantenservice in één systeem. Maar dat niet alleen. Het leest en matcht ook moeiteloos bankafschriften en brengt de klant op de hoogte van betalingen, terugbetalingen, retourverwerking etc.
Hoe ziet het Sherpa-systeem eruit? Hoe werkt het? Hierbij een impressie in vogelvlucht.
Sherpa software neemt professionele webwinkels veel orderproces-werk uit handen.
De essentie: Sherpa functioneert als centrale, geautomatiseerde spil tussen webshop, bank, payment provider, magazijn, vervoerder, leverancier en klant. Sherpa is gebruikersvriendelijk. Sherpa draait in een Multi-user omgeving waarbij elke gebruiker zijn eigen rechten heeft.
Inkoop
Het plaatsen van een inkooporder bij een leverancier kunt u op vele manieren doen. De meest eenvoudige is een handmatige bestelling. Maar u kunt de inkoop ook overlaten aan Sherpa. Dan berekent Sherpa op basis van uw verkoop de benodigde aantallen die op op voorraad moet hebben, weet wat levertijden zijn bij verschillende leveranciers, omdoosinstellingen en maakt op basis van uw instellingen een keuze voor een voorkeursleverancier. Sherpa leest zelfs de voorraad van uw leverancier in indien uw leverancier in staat is om u deze gegevens aan te leveren.
Verkoop
Sherpa zorgt dat orders die u via uw website ontvangen heeft automatisch worden ingelezen. Sherpa kijkt of de artikelen beschikbaar zijn om de order de volgende stap van het orderproces in te laten gaan. Vanzelfsprekend kunt u ook handmatig verkooporders invoeren, bijvoorbeeld indien uw klant een telefonische order plaatst. Sherpa genereert indien wenselijk e-mails met een link naar uw betalingssysteem ( Ideal / Creditcard ) zodat de handmatig ingevoerde order ook direct en gemakkelijk (bij)betaald kan worden. Sherpa wacht totdat de betaling akkoord is met verdere verwerking richting orderverwerking.
Orderverwerking
Ontvangen orders kunnen op verschillende manieren worden verwerkt. Indien er geen levering is van een fysiek product (bijv. een download of ticket), dan genereert Sherpa automatisch een factuur en handelt de order direct af. Indien er sprake is van de levering van een fysiek product, dan kiest Sherpa uit levering vanuit eigen magazijn(en) of levering via een drop-shipment. Bij een levering vanuit uw eigen magazijn creëert Sherpa een Magazijnbon / Pick-opdracht, en geeft precies aan waar de magazijnmedewerker het artikel kan vinden. Bij een levering van een drop-shipment wordt de order doorgespeeld aan uw leverancier en vindt alleen de facturatie plaats. (Factuur wordt via PDF verzonden).
Betalingsverwerking
Via uw website ontvangt u via verschillende betalingsmethodes uw betalingen. Elke methode vereist een eigen manier van betalingsverwerking. Sherpa kan omgaan met Ideal, Creditcard, Vooruitbetalen, Rembours en op Faktuur (achterafbetalen) Sherpa onderscheidt hierbij 2 processen:
a) Een bevestiging via uw website dat de betaling is geaccordeerd. Dit noemt Sherpa een digitale notificatie;
b) De daadwerkelijke ontvangst van het bedrag op uw bankrekening, waarbij een openstaand bedrag netjes wordt afgeboekt. Het maakt voor Sherpa niet uit of u een betaling een enkele betalingsregel is of dat een verzamelbetaling wordt ontvangen van meerdere orders.
Klantenservice
Met Sherpa kunt u gebruik maken van een eigen kennisdatabase die u gebruikt voor zeer snel en efficient beantwoorden van vragen die u via uw website ontvangt. Vragen die betrekking hebben op een order worden netjes bij de betreffende order geregistreerd. Zodoende kan elke medewerker bij een klant zien welke klantencontacten er zijn geweest. U kunt zodoende uw klant sneller en beter helpen. En maakt u onafhankelijk van de klantenkennis van een helpdeskmedewerker.
Template-beheer
E-mails die vanuit Sherpa naar de klant worden gestuurd kunt u via een eenvoudige editor bewerken. Teksten, onderwerp, afzender kunt u wijzigen. Tevens kunt u velden (bijvoorbeeld orderbedrag, naam etc) tussen de teksten plaatsen.
Sherpa verwerkt orders van meerdere shops
Veel internetondernemers hebben meerdere webshops. Sherpa verwerkt heel gemakkelijk orders van verschillende shops door elkaar. Facturen kunnen met de lay-out van een specifieke shop opgemaakt worden. Ook de helpdeskmedewerker kan precies zien via welke webshop de order is geplaatst en kan hier goed op inspelen. Vanzelfsprekend worden ook geautomatiseerde e-mails (uw bestelling is verstuurd, hierbij uw factuur) met de juiste afzender verzonden.
Balieverkoop met Sherpa (POS)
Optioneel is een POS-module beschikbaar. Hiermee verwerkt Sherpa balietransacties. Vanuit het POS kunt u zien welke artikelen voorradig zijn waarbij wordt rekening gehouden met reserveringen van webshopbestellingen. De module werkt met barcodescanning en eventueel met touchscreen.
Sherpa koppelt met boekhouding
U kunt met Sherpa uitstekend uw gehele administratie (inkoop en verkoop) uitvoeren. Sherpa genereert een eenvoudige kolommenbalans welke u bijvoorbeeld maandelijks kunt gebruiken om aan uw boekhouding door te geven. Uw loonadministratie en activabeheer aviseren wij via uw bestaande, eigen boekhoudpakket te laten verlopen.
Alles in één systeem: Sherpa ...maar iedere organisatie/shop is uniek.
Omdat iedere webshop en organisatie weer anders is, kunnen wij ons heel goed voorstellen dat u het Sherpa-systeem zelf wilt zien. Om te beoordelen of het inderdaad iets is voor u. En dat er specifieke vragen of wensen zijn. Laat het ons weten en maak een afspraak.
Sherpaan BV, Business Partner van Thuiswinkel.org