Echt 'n systeem op basis van de praktijk

"Dankzij Sherpa draaien we gewoon meer marge. We kunnen meer orders aan en verwerken alles binnen Sherpa" aldus Daan Bosma, Manager Operations bij Sneltoner.nl.

Genoodzaakt door groei

Vanaf januari 2008 groeide de webshop www.Sneltoner.nl als kool, met meer dan 10.000 klanten binnen zes maanden. Sneltoner richt zich op de verkoop van toner- en inkjetcartridges via internet. Ons bedrijf biedt een zeer uitgebreid assortiment van zowel originele inkt- en tonercartridges en huismerkcartridges voor duizenden soorten printers, faxen en kopieerapparaten. De kracht van Sneltoner.nl was en is dat bestellingen razendnel worden verwerkt. Bestellingen op werkdagen voor 21.00 uur 's avonds worden de volgende dag al afgeleverd bij de klant thuis of op kantoor via TNT pakketpost.

Door de enorme groei van het aantal klanten en het aantal bestellingen realiseerde het bedrijf zich dat het niet meer kon volstaan met alleen Multivers als systeem achter de webshop. Er moest iets anders verzonnen worden. Sneltoner.nl heeft daarmee feitelijk aan de basis gestaan van de ontwikkeling van Sherpa-software. In februari 2009 is het fundament gelegd voor de bouw van Sherpa. Daarbij moest het systeem voldoen aan  de volgende voorwaarden:

• Efficiency verhogen
• Razendsnel en stabiel
• Onafhankelijk van het aantal users
• Diverse webshops naast elkaar draaien
• Gemakkelijk aan te passen zijn
• Instelbaar per user
• Automatische updates
• Boekhoudsysteem handhaven
• Webshop en CMS/Admin handhaven

Situatie per januari 2010:
Vanwege de groei maakte Sneltoner.nl al snel de stap van een startend E-commerce bedrijf naar een stabiele, volwassen organisatie. Het afgelopen jaar betekende dat meer dan een verdubbeling van de bezetting op de klantenservice en in het magazijn. Dit maakte een aantal veranderingen noodzakelijk die Sherpa mogelijk heeft gemaakt: 

• Het automatiseren van processen (zoals betalingsverwerking en kwaliteitscontrole uitgaande goederen).
• Erg goede informatievoorziening, zowel intern als naar klanten toe.
• Het dichtzetten van de regelkring zonder extra handelingen.
• Verdere groei van de organisatie (ook qua fte's) maakt het noodzakelijk dat alle acties worden vastgelegd en bewaakt.

Direct na de start met Sherpa was de tijdsbesparing op de Customer Service vanwege de verbeterde informatievoorziening al zichtbaar waardoor we ons nu nog meer kunnen focussen op verkoop. Het mooie van Sherpa is dat het echt vanuit de praktijk is ontwikkeld. Een stel slimme jongens heeft de praktijksituatie vertaald naar een krachtig, maar voor gebruikers erg eenvoudig systeem wat ons heel veel werk uit handen neemt en ervoor zorgt dat we ons kunnen focussen op de zaken waar we ons mee bezig willen houden…